如何計畫戶外活動? - 活動計畫檢查表

活動計畫不論是一般旅行或是極地探險都是必須的項目，但要怎麼樣才能做好完整的計畫?而又不會太過於複雜? 從20多年前開始做活動帶領，到今日從事的戶外探險活動，體認到計畫為所有活動的核心，不論是從簡單的旅遊到極地探險，在做計畫上都有蠻多共同的項目。

計劃書在學校的時候，很多社團或學長姊都會教，我(Sam)也不例外，而過去我們會教一些固定的計劃書格式。但事實上，很少人會在每一次的行程，都會將這些資訊以書面記起來，而固定的格式，並沒有辦法符合不同型態的活動或行程，因此，我將計劃書一些共通的項目改變成確認表的形式，不拘形式，只需要在開始規劃時，逐項確認，雖然沒有辦法包含全部項目，但已經包含一些重要的大項。

這裡提供一句口訣 " 活動計畫：人事時地物，食衣住行育樂，保證費心" 包含15個項目

活動計畫 "人事時地物，食衣住行育樂，保證費心"

行程中確認路程計畫

以下就針對這個口訣，跟大家介紹所需要的項目，先介紹第一組 "人事時地物"

人

人就是所有活動的關鍵，就如同在電競遊戲常聽到話，"不怕神一樣的對手，只怕豬一樣的隊友"，這句話可說是一針見血，因為小心的選擇成員，會是所有活動的關鍵。
  • 召集：就是開團的人。
  • 領隊：主要規劃行程的人。
  • 嚮導：到特定區域需要的技術人員。
  • 隊員：
  • 支援：接送/醫療/住宿/補給/食物/救援
  • 留守：就是在發生問題時的連絡人，要注意的是這個人需要有處理緊急狀況的能力，            而不僅僅是連繫，必須知道發生何種狀況時，應該做何眾正確的處置。
事

活動本身就是事件的主體，不過還有一些部分需要考慮，其中最重要的就是目標，因為如果目標不一致，就有可能導致意外，這點大部分的隊伍經常會忽略，例如：是要攻頂還是要享受路程美景為主，假設有意外時，預設處理方式為何？
  • 目標：需要溝通好共同的目標。
  • 意外：緊急事件的規劃
  • 回饋：活動後的回饋，會使每一次的活動都有所改善。
時

時間在活動中，佔有決定性的關鍵，而在活動領導中，時間控制通常都是最困難的部份，而這一部分，除了完整的計畫外，跟領導技術有相當大的關係，時間的部份應該會在一開始就訂定，整個計畫會變得更加順暢。
  • 招募 : 開始及結束招募的時間。
  • 申請 : 申請許可的時間。
  • 保險 : 最晚需要保險的時間。
  • 集合 : 集合時間及地點。
  • 交通 : 由集合地到行動地之交通。
  • 路程 : 也就是一般所指的行程計畫(TCP)。
  • 結束 : 預估的結束時間。
  • 彈性：越長的行程，必須有越長的預估彈性時間。
地

最重要的當然是目的地，但是整個行程中有很多重要的地點，而這些地點不僅僅影響影響行程，而如果沒有重要的地點，有時可能會有生命的威脅，例如補水點。
  • 集合：一般集合地點都需要有適當的空間，來進行集合活動，例如裝備檢查。
  • 目的 : 總要知道要去哪裡吧!
  • 中途 : 在分日行程中，需確認停留或過夜地點。
  • 補給 : 重要補及物資的地點，例如補水點，如果不能完全確認，必須要有預備計畫。
  • 救援 : 在特殊的探險行程，可以進行救援的地點是有限的，最好先做好計畫。
物

物就是指裝備，裝備再出發前要檢查或試用，很多裝備長時間沒用，到現場使用時，才發現壞了，使用裝備檢查表也是蠻好的方法。
  • 個人 : 個人裝備，包含個人藥品。
  • 團體 : 共同使用的裝備，例如急救包、帳篷、廚具、爐具等
  • 補給 : 多日旅途，不一定會攜帶全數裝備，會用補給的方式進行裝被交換
  • 維修：維修零件及工具
  • 備用 : 集合前準備關鍵裝備，例如安全帽，在集合檢查確認後，可放置於車上。
超冷的天氣下，睡外帳也是相當溫暖

接下來就是第二組"食衣住行育樂"

食

食物雖然看起來是最簡單的，但卻是最經常被忽略的部份，而這部份的規劃也是相對困難，因為在多日的旅程中，數量的拿捏會變得相對困難，經常會有過多或不足的情況，建議這部份需要用計算的方式，比較能避免這樣的問題。
  • 正餐：一般會以早晚餐和行動糧的方式。
  • 緊急糧：每個人都需要準備一份，且放置於自己的背包中。
  • 延長日 : 需依行程規畫不同長度的延長日，準備延長日的食物。
  • 水 : 這是相當關鍵的部分，通常取水會是影響行程的重要部分。
衣

經常在學員集合時，會出現令人傻眼的裝扮，例如穿著拖鞋、沒有帶雨衣這類的狀況。一般常見的計劃書會標註"請穿著適當的服裝"，但很有趣的是，在戶外方面，每個人的"適當"都差很多，為避免這樣的狀況，提供清楚的服裝檢查表是相當有幫助的。
  • 洋蔥 : 指三層式穿著
  • 雨具：雨衣和雨褲
  • 備用 : 避免有人準備不足的衣物
  • 技術 : 因應特殊環境所需要的衣物，例如:防寒衣、救生衣等。
住

住宿是大家很重視的一部分，但事實上在計畫中卻是最好完成的，在野外的話，只要有帶外帳或帳棚，隨時都可露宿，反而在市區問題比較大，需要先確認好住宿的聯繫，才不致於發生到了才發現訂房的問題。
  • 住宿 : 民宿或旅館，需完成預定及準備好連絡資料
  • 露宿 : 若是多日行程需安排好露營地點，單日行程需準備外帳做緊急露宿的準備
行

交通是我個人比較常擔心的部分，因為是帶客人或是學生，如果交通發生問題就會蠻麻煩的，例如司機延誤，或是車輛故障，這時候的備案都還蠻難規劃的，因此需要做好預防，例如出發前一日再次提醒，定期做好車輛保養。
  • 接駁相關事宜
  • 車輛狀況
  • 延長日: 若無法準時出來時，交通規畫
育

這一點在活動計畫中出現好像怪怪的，但事實上，所有的活動都有教育的性質，就是會學到一些東西，但有些是從"錯誤"中學習，這其實是我們比較不想要的。因此事先先做好規劃，提供相關資訊，會讓整個活動更加有深度。
  • 安全須知
  • 行程資料
  • 景點介紹
  • 無痕山林觀念介紹
樂

其實這就是我們做戶外活動的目的，就是要在其中找到另我們快樂的地方，但事實上這是需要經過精密的規劃的，這一部分就需要很多的經驗及訓練，不過就算是經驗不足，也可以在自己行程中慢慢開始練習，會有意想不到的收穫。
  • 活動：安排哪些活動，活動的內容。
  • 需求：小孩或年長者，單身或有家庭的。
  • 特色點：需要蒐集相關資訊，例如特殊的拍照點、進行特別的活動的點。 
冰島的冰河美景

如果你可以看到這裡，我相信讀者是相當有心的人，因為需要考慮的項目真的很多，所以最後一組口訣，最後一組也是完成計畫但關鍵項目，就是"保證費心"

保

保險其實是最後一道防線，因次是相當必須的項目，在從事戶外保險時，務必與保險公司確認所有的理賠條款，並清楚說明即將從事的活動，有的時候保費會相當高，但若只是貪便宜，但卻無法理賠，那這樣就喪失了保險的意義。另一個部分是保護要確認活動中是否有適當的保護措施，或是人員。
  • 保險：針對特殊的戶外活動，要確定是否有理賠。
  • 不便險：針對旅程取消或是班機延誤的保險。
  • 保護：是否攜帶足夠的技術裝備或保護裝置
證

證件的部份都需要做好準備，部分重要證件，例如護照，還必須要備有影本，而相關的文件例如入園和入山証，也需要準備影本備查。最後就是要取得相關的技術認證，特別是野外急救相關的技術，不是上過就好而是需要經常的更新，確保急救證是在有效期限內。
  • 個人證件：身分證、護照、健保卡
  • 許可證：入山証、入園證
  • 訂房記錄
  • 床位記錄
  • 機票記錄
  • 嚮導認證
  • 急救認證
費

雖然說提錢傷感情，但是實際上，常常發生嫌隙的部份就是錢算不清楚，因此每一次都需要有清楚的帳目記錄，可能的話都盡量留存收據或交易記錄，並將花費做適當的分攤，盡可能在說明時就列出所有可能的花費，讓大家參加前能夠有清楚的認知，才不會事後發生爭議。
  • 花費分攤
  • 公用金
  • 規費
心

這在常常做計畫的朋友，很不想面對的就是"心"這一個部分，所謂心就是參加意願，這個部分常常會因為外在因素而有所變化，特別是很早就規劃的行程，常常到接近的時候才會改變參與意願，這點經常會發生，因此除了透過再次徵詢意願外，也可以經過一些討論來取得參與意願的情況。千萬不要做強制的要求，特別是在探險活動，這會有相當的風險存在。
  • 行前說明會
  • 私下確認
  • 出發前再次確認

終於寫完了！再次複習一下口訣

活動計畫 "人事時地物，食衣住行育樂，保證費心"

登山出發前的裝備檢查

不論是一天的郊山健行或是長達數個月極地探險，計畫都是需要的，但不一定需要將所有的事項都寫下來，但是都要去做，因此可以將這個文章當做是計畫檢查表，在做計畫時逐項去看看是否有漏掉任何部分，相信可以完成一個相當完備的活動計畫。